CONTROLE DE EPI NO TOTVS SEGURANÇA E SAÚDE OCUPACIONAL

O processo de Controle de EPI consiste em integrar as operações de empréstimos, devoluções, invalidações e transferências dos equipamentos de proteção individual com as movimentações de estoque do TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento. Quando integrado, é de extrema importância que ambas aplicações estejam totalmente parametrizadas e que a gestão de EPIs seja realizada continuamente.

Objetivo:

Automatizar as operações da gestão de EPIs, bem como definir locais de estoques específicos para o setor de Segurança do Trabalho, a fim de utiliza-los para o controle dos EPIs.  

Fluxograma para Controle de EPI

 

  

 Estrutura dos Locais de Estoque:

• 01: Almoxarifado Central
• 30: EPIs Novos
• 31: EPIs Reutilizáveis

 

 

Tipos de Movimentos Necessários:

• 1.1.xx - Requisição de EPIs (ver necessidade);
• 1.2.xx - Compra de EPIs;
• 1.2.xx - Devolução de EPIs;
• 1.2.xx - Devolução (descarte) de EPIs;
• 2.2.xx - Baixas (invalidação) de EPIs;
• 2.2.xx - Empréstimo de EPIs (normais);
• 2.2.xx - Empréstimo de EPIs (descartáveis);
• 3.1.xx - Transferência de EPIs entre Locais de Estoque ();
• 3.1.xx - Transferência de EPIs entre Filiais (ver necessidade);

 

Pode utilizar o mesmo tipo de movimento para receber as Requisições de Transferência de EPIs no TOTVS Gestão de Estoque, como para realizar Transferências de EPIs entre os Locais de Estoque no TOTVS Segurança e Saúde Ocupacional.

Resumos das Operações no TOTVS SSO:

Empréstimos

Esta operação diminui o saldo do Local de Estoque 01-Almoxarifado Central ou 30-EPIs Novos ,  dependendo da forma como este controle seja implantado. Todos os EPIs emprestados serão visualizados via Consultas ou Relatórios no TOTVS SSO. Não faz sentido criar um Local de Estoque (EPIs Emprestados), pois por padrão, o sistema diminui o saldo do local de estoque no qual o EPI foi emprestado, mas não aumenta o respectivo saldo em qualquer outro local;

Devoluções

Esta operação armazena todos os EPIs devolvidos e que sejam reutilizáveis, no Local de Estoque 31-EPIs Reutilizáveis. Desta forma será possível diferenciar os EPIs novos dos usados. O saldo do Local de Estoque  31-EPIs Reutilizáveis será aumentado, permitindo  que após o processo de higienização eles possam ser emprestados novamente. A partir de então, o usuário terá duas opções de Locais de Estoque para empréstimos de EPIs: 30-EPIs Novos e 31-EPIs Reutilizáveis.

Cada higienização realizada nos EPIs gerará um registro no Histórico de Higienização. Quando um EPI não for mais encaminhado para higienização por questões de avaria, validade, durabilidade e etc., o mesmo deverá ser invalidado através do respectivo processo;

Descartes

Esta operação não deverá aumentar o saldo do Local de Estoque de onde os EPIs foram retirados, pois os mesmos não serão mais emprestados.

Todos os EPIs Descartáveis (que não poderão ser emprestados novamente), serão visualizados via Consultas ou Relatórios no TOTVS SSO. Desta forma, não faz sentido criar um Local de Estoque (EPIs Descartados) para este tipo operação, pois isso, futuramente, demandaria mais uma operação de baixa a ser executada pelo usuário do TOTVS Gestão de Estoque, quando estes EPIs forem enviados para o lixo/reciclagem.

Invalidação

Esta operação fará uma baixa do EPI, diminuindo o saldo no Local de Estoque  informado pelo usuário. Os EPIs invalidados não poderão mais ser utilizados em quaisquer processos no TOTVS SSO, como: Empréstimos, Transferências, Setar para Higienização ou Alteração de Periodicidade. Também não será permitido invalidar EPIs que estão emprestados.

Todos os EPIs classificados como Inválidos, poderão ser visualizados via Consultas ou Relatórios no TOTVS SSO. Não faz sentido criar um Local de Estoque (EPIs Inválidos) para este tipo operação, já que o processo de invalidação, apenas diminui o saldo do local informado pelo usuário e não aumenta em qualquer outro local.

Transferências

Esta operação permite que os EPIs sejam transferidos entre Locais de Estoques relacionados ao TOTVS SSO. Neste caso, do 30-EPIs Novos para 31-EPIs Reutilizáveis ou vice-versa.

 

Importante!

Por questões  de segurança e consistência das informações relacionadas ao controle de estoque, contabilidade e escrita fiscal, NÃO são recomendadas as transferências originadas ou destinadas ao Local de Estoque Almoxarifado Central ou quaisquer outros locais que não sejam relacionados ao TOTVS SSO.

 

 

Considerações:

• Caso o cliente opte em utilizar este formato, deve ficar atento ao processo de baixa dos materiais solicitados quanto aos Saldos de Estoque: Físico e Financeiro. Neste cenário, deverá ser criado um Tipo de Movimento de Transferência a fim de realizar a movimentação do material solicitado entre os Locais de Estoque: Almoxarifado Central e EPIs Novos.

Este Tipo de Movimento possui algumas particularidades a serem consideradas:

• Deverá ser operado através do TOTVS Gestão de Estoque;
• O Saldo Físico deverá ser configurado para Diminuir;
• O Saldo Financeiro deverá ser configurado para Diminuir;
• Deverá ser informada uma fórmula para o cálculo do saldo financeiro;
• O Preço do item de movimento deverá ser configurado para Permitir Edição;
• O Preço deverá ser buscado no Custo Médio (sugerido);
• Se o cliente operar com transferências entre filiais, deve-se criar um Tipo de Movimento de Transferência específico para este fim, devido às exigências contábeis e  fiscais. É altamente recomendado um levantamento das regras fiscais e contábeis juntamente com o cliente para que os Tipos de Movimentos de Transferências sejam corretamente parametrizados.

 

Com esse formato, o usuário do TOTVS SSO poderá ter:

• Liberdade para manipular os EPIs da forma que julgar conveniente, mediante sua demanda;
• Controle de Estoque de EPIs independente do Almoxarifado Central
• Caso o cliente não deseje utilizar este formato, não será necessário criar um Tipo de Movimento para transferir os EPIs entre Locais de Estoque nem um por Filial. Todos os empréstimos partirão do Local de Estoque Almoxarifado Central.

Importante!

É altamente recomendável que todas as rotinas que façam integração com outros módulos como: contabilidade e fiscal, sejam totalmente automatizados a fim de evitar problemas durante as operações do Controle de EPIs no TOTVS Segurança e Saúde Ocupacional.