Estornar Itens não Recebidos no TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Contratos

O processo do movimento Estornar item não recebido tem a função de reabrir uma cotação e a solicitação de compras relacionada à esta cotação, a partir de uma ordem de compra parcialmente recebida.

Este processo poderá ser usado tanto para movimentos gerados pelo módulo de cotação quanto no faturamento normal de movimentos. O propósito deste processo é que ao acessar um movimento de ordem de compra que deverá estar com o status Parcialmente Recebido, e executá-lo, a solicitação que gerou esta ordem será reaberta com o status de pendente, e, se no caso, se tratar de uma solicitação que gerou uma cotação, a cotação também será reaberta.

Observações

• É preciso dar permissão ao perfil do usuário para ter acesso a este processo na visão de movimentos através da aba Acesso a Menus no cadastro de perfis;
• Para o correto funcionamento do processo é preciso que o módulo de cotação esteja parametrizado para que a cotação permita gerar ordem de compra parcialmente cotada;
• Para executar o processo é preciso que o movimento esteja com o status parcialmente recebido.

 

Exemplo

O processo de cotação é definido da seguinte forma: Solicitação de compra – Cotação – Ordem de Compra – Nota Fiscal.

Quando uma cotação gera uma ordem de compra e esta é faturada, a cotação fica com o status de concluída e a ordem com status recebido. Porém se ao faturar a ordem é feito o faturamento parcial, a ordem fica com o status parcialmente recebido.

Neste caso, se for executado o processo Estornar Item não Recebido no movimento de ordem de compra, esta ordem mudará o status para recebido. A solicitação que gerou a cotação ficará com o status pendente, assim como a própria cotação.

É importante frisar que esta solicitação que foi reaberta, assim como a cotação, só possuirá os itens e quantidades que não foram faturados.

No caso de ser um processo de compra direto (Solicitação de compra – Ordem de Compra – Nota Fiscal) a ideia é a mesma. A ordem na qual o processo foi executado fica com o status recebido e a solicitação fica como pendente e somente com os itens e quantidades que ainda não foram faturados.

 

Exemplo

Solicitação 000011
Item X
Item Y
Item Z

Cotação Nr. 2012.000135
Item X
Item Y
Item Z

Ordem Nr. 000030
Item X
Item Y
Item Z

Nota Fiscal Nr. 001222
Item Y
Item Z

Neste primeiro exemplo o produto X não é recebido. Durante o recebimento da NF, o item X foi excluído. Desta forma, este item não é recebido e a Ordem de Compra relacionada fica com Status de Parcialmente Recebido, contendo todos os itens recebidos (Y e Z) com a Quantidade igual a zero e o item X com a sua quantidade original, permitindo que o mesmo possa ser recebido futuramente.

Digamos que o fornecedor não enviou o item X por não ter no estoque ou durante o processo de recebimento foi detectado pelo cliente que o mesmo estava com defeito, se o cliente ainda o quiser, basta manter a Ordem de Compra 000030 e aguardar a chegada do referido item. Futuramente, deve-se utilizar o processo de Receber Pedido novamente. Assim a Ordem de Compra 000030 terá seu Status alterado para Recebido.

Agora, suponhamos que o cliente não recebeu o item X defeituoso e não o quer mais. Neste caso, teremos que acessar a Ordem de Compra relacionada e utilizar o processo Conclusão de Pedidos. Este procedimento o sistema concluirá o processo de compras alterando o status da Ordem de Compra para Recebido.

A Cotação relacionada continuará fechada e seu Status será Pedido de Compra. O botão Gerar Ordens de Compra ficará desabilitado, pois não será possível gerar novas Ordens de Compra a partir da referida Cotação.

 

Estornando um Item não recebido

Voltando à Ordem de Compra: Caso seja utilizado o processo Estornar Item não Recebido (item X), a Ordem de Compra 000030 ficará com o Status igual a Recebido. Todos os itens (X, Y e Z) existentes neste movimento, ficarão com a quantidade igual a zero: Y e Z por terem sido recebidos normalmente e X por ter sido estornado.

A Cotação relacionada será reaberta e seu Status será alterado para Ordem de Compra Parcialmente Gerada, permitindo ao usuário gerar uma nova Ordem de Compra com o item X estornado. Observe que o botão Gerar Ordens de Compra ficará habilitado novamente.

Ao gerar uma nova Ordem de Compra, o sistema considerará apenas o item X que foi estornado no processo de recebimento anterior, pois este é o único que ainda possui quantidade a ser recebida.

 

Enviando um Item não recebido de volta à etapa de Solicitação

Se desejar que um Item Estornado volte para a etapa de Solicitação de Compra, basta excluí-lo da Cotação atual, pois enquanto uma cotação estiver aberta este procedimento é permitido.

 

Observações

Se em uma cotação existir penas um item estornado e o mesmo for excluído, a mesma terá seu Status alterado para Pedido de Compra e será fechada automaticamente. Uma cotação somente será fechada quando não existirem itens estornados, pois enquanto houver, se status será mantido em Ordem de Compra Parcialmente Gerada.

Fontes:

1. http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/EST/EST.EstornarItemNaoRecebido.aspx;
2. Laboratório nos aplicativos TOTVS.

 

Um grande abraço a todos e até o próximo Post.